Wie findet eine Wohnungseigentümergemeinschaft den zu ihr passenden Verwalter?
Inhalt
1. Absicht und Zweck der Broschüre
Die Broschüre soll Wohnungseigentümergemeinschaften, die einen passenden Verwalter suchen, praktische Hilfestellung geben. Sie beschreibt die Entscheidungskriterien und empfiehlt eine konkrete Vorgehensweise.
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2. Bedarf einer Hilfestellung
Die Praxis hat gezeigt, dass aufgrund des üblichen Entscheidungsprozesses in Eigentümergemeinschaften die Auswahl und Bestellung eines Hausverwalters In den meisten Fällen nicht sachgerecht erfolgt. Die Eigentümer gehen irrtümlich davon aus, dass die Leistung von Hausverwaltern gleich ist und entscheiden allein aufgrund des Preises. Der Preisunterschied zwischen einem qualifizierten und einem weniger qualifizierten Verwalter beträgt nur wenige Euro pro Einheit und Monat. Die Leistungsunterschiede können jedoch erheblich sein. Ein billiger Verwalter kann eine Eigentümergemeinschaft teuer zu stehen kommen, wenn er beispielsweise bei Bauschäden nicht die kostengünstigsten Maßnahmen ergreift; wenn er aus Unkenntnis die Gemeinschaft bei Rechtsstreitigkeiten nicht optimal vertritt. Die Angebote der Verwalter allein sagen nichts über deren Leistungsfähigkeit und damit über das Preis-Leistungsverhältnis aus. Die Leistungsfähigkeit wird von den Eigentümern selten hinterfragt und überprüft. Sehr oft werden Wahlentscheidungen aufgrund einer kurzen Vorstellung während einer Eigentümerversammlung getroffen. Das Risiko einer Fehlentscheidung ist so gegeben.
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3. Die Ziele der Eigentümer
Das oberste Ziel der Wohnungseigentümer ist die Sicherung des Wertes ihrer Wohnung. Im Einzelfall können Unterziele besondere Dringlichkeit haben. Das könnten sein:
- Wiederherstellung und Erhaltung des sozialen Friedens in einer Eigentümergemeinschaft => ein psychologisches Problem;
- Durchführung von Sanierungsmaßnahmen => ein technisches Problem;
- Wiederherstellung der Liquidität der Eigentümergemeinschaft, wenn einzelne Eigentümer zahlungsunfähig geworden sind => ein rechtlich-kaufmännisches Problem;
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4. Welcher Verwalter passt zu welcher Eigentümergemeinschaft
Die Frage nach dem "passenden" Verwalter ist für jede Eigentümergemeinschaft individuell zu stellen. Die Entscheidungskriterien sind:
Größe der Gemeinschaft
Je größer die Eigentumsanlage ist, desto höher sind die Anforderungen an die Qualifikation des Verwalters zu stellen.
Technische, rechtliche und auch psycho-soziale Kompetenz haben in einer großen Eigentümergemeinschaft einen höheren Stellenwert als in einer kleineren. Bis zu ca. 10 Einheiten können auch bei einem engagierten Verwalter ohne Personal mit wenig verwalteten Einheiten gut aufgehoben sein. Darüber sollten die Ansprüche an Professionalität wachsen.
Alter der Anlage
Je älter die Eigentumsanlage ist, desto höher werden die Anforderungen an die technische Betreuung. Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten sind vermehrt zu erwarten. Eine technische Gebäudeanalyse und finanzielle Liquiditätsplanung sind erforderlich. Der Erhaltungsaufwand wird größer, und damit die finanzielle Belastung jedes einzelnen Eigentümers. Kostengünstige Lösungen, sowie sachgerechte Veranlassungen und Betreuung der Ausführung garantiert nur ein technisch versierter Verwalter.
Aktuelle Problematik
Ganz individuell kann die Problematik in einer Eigentümergemeinschaft in bestimmten Bereichen liegen. Im Abrechnungsbereich könnte es beispielsweise sein, dass Buchhaltung und Abrechnung in der Vergangenheit nicht fachgerecht ausgeführt wurde und deshalb höhere administrative Anforderungen an den neuen Verwalter zustellen sind.
Es könnte sein, dass schwierige Rechtsauseinandersetzungen mit Bauträgern, einzelnen Eigentümern oder Dritten vorliegen oder zu erwarten sind. In diesem Falle ist auf die juristische Kompetenz des Verwalters zu setzen.
Vor der Verwaltersuche sollte sich eine Gemeinschaft darüber klar werden, welche Anforderungen sie stellt.
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5. Anforderungen an einen qualifizierten Hausverwalter
Die Anforderungen an einen Hausverwalter sind vielfältig angelegt, muss er doch die Bereiche kaufmännische Verwaltung, technische Objektbetreuung, Personal- und Fremdfirmeneinsatz, rechtliche Verwaltung, sowie ein qualifiziertes Rechnungswesen beherrschen. Er muss in der Lage sein, eine Eigentümergemeinschaft so verwalten zu können, dass der soziale Frieden gewahrt bleibt. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, bedarf es grundsätzlich langjähriger Verwaltungserfahrung und eines Verwaltungsbestandes von mehr als 800 Einheiten. Diese Größenordnung ist Voraussetzung, um mit einer ausreichend großen Personalbasis das gesamte Leistungsspektrum bieten zu können. Im Falle von Krankheit oder Urlaub muss die Leistungserbringung gewährleistet sein. Die regelmäßige Erreichbarkeit und der Einsatz zu üblichen Bürozeiten müssen gegeben sein. Vorteilhaft ist es, wenn das Büro des Verwalters in räumlicher Nähe des Verwaltungsobjektes liegt.
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6. Qualitätskriterien für Verwalterleistungen
Die Verwaltung von Immobilien ist der einzige Firmenzweck. Die Verwaltung wird hauptberuflich ausgeübt. Professionelle Hausverwaltung verlangt 100%ige Konzentration. Werden auch andere Leistungen angeboten, so muss gewährleistet sein, dass sich das Verwaltungspersonal ausschließlich mit Hausverwaltung beschäftigt.
Langjährige Verwaltungserfahrung
Hausverwaltung ist in allen Bereichen eine Sache der Erfahrungen sowie der Aus- und Weiterbildung. Schwierige Rechtsfälle und technische Probleme kommen nicht in allen Anlagen und jeden Tag vor. Über die Jahre sammelt sich ein Erfahrungsschatz an.
Anzahl der verwalteten Einheiten
Je mehr Einheiten verwaltet werden, desto eher ist gewährleistet, dass auch Probleme Ihrer Eigentümeranlage für die Verwaltung kein Neuland ist.
Anzahl der Mitarbeiter
Damit jederzeit die Betreuung auch im Krankheits- oder Urlaubsfall gewährleistet ist, sollten mehrere Personen in der Verwaltung tätig sein.
Verständliche Abrechnungen und zeitnahe Abwicklung
Die Abrechnungen sollten übersichtlich und verständlich sein. Die Buchhaltung und das Mahnwesen muss monatlich geführt werden.
Die Abrechnungen sollten bis spätestens 6 Monate nach Beendigung der Abrechnungsperiode erstellt sein. Zur Abrechnung gehören ein Bericht über Entwicklung der Betriebskosten sowie ein separater Vermögensstatus der Gemeinschaft.
Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden durch Verwalterverschulden
Auch dem besten Verwalter und seinen Mitarbeitern kann einmal ein Fehler unterlaufen, Damit die Gemeinschaft vor den finanziellen Folgen geschützt ist, sollte eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens €200.000,-- vorhanden sein.
Technisch ausgebildete Mitarbeiter
Der Verwalter muss in der Lage sein, technische Störungen und Schäden zu erkennen und kostengünstige Maßnahmen im ausschließlichen Interesse der Gemeinschaft zu veranlassen.
Das kann er nur leisten, wenn er entweder selbst technisch ausgebildet ist, oder wenn er auf technisch ausgebildete Mitarbeiter zugreifen kann.
Mitgliedschaft in einem der Verwalterverbände
Qualifizierte Hausverwalter haben sich in Verbänden zusammengeschlossen. Z.B.:
- BFW- Bundesfachverband Wohnungs- und Immobilienverwalter e.V.
- VDIV -Verband der Immobilienverwalter e.V.
Die Mitgliedschaft ist an Größen- und Qualitätskriterien gebunden. Die Verbände bieten ihren Mitgliedern die erforderlichen Aus- und Weiterbildungsseminare unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.
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7. Vorgehensweise bei der Verwaltersuche
I. Schritt - Wahl eines Gremiums
Die Auswahl geeigneter Verwalter kann in einer großen Gemeinschaft nicht von allen Eigentümern wahrgenommen werden. Es empfiehlt sich, ein Gremium für die Auswahl des Verwalters zu bestimmen.
Das könnte der Beirat, aber auch jedes andere Gremium, bestehend aus kompetenten Eigentümern, sein. Aufgabe des Gremiums sollte sein, Angebote von Verwaltern einzuholen und deren Leistungsfähigkeit zu überprüfen. Am Ende des Auswahlverfahrens sollte eine begründete Empfehlung an die Eigentümerversammlung gegeben werden. Aufgrund dieser Empfehlung sollte die Eigentümergemeinschaft die Bestellung des Verwalters vornehmen.
II. Schritt - Aufstellung des Anforderungskatalogs der Gemeinschaft an den Verwalter durch das Gremium (Anlage 3)
Die Arbeitsgruppe sollte sich über die Anforderungsschwerpunkte für ihre Anlage im Klaren sein, um daran die Leistungsfähigkeit des potentiellen Verwalters zu messen.
III. Schritt - Auswahl der Verwalter zur Abgabe eines Angebotes
Über die Verbände erfahren Sie die Adressen der Mitgliedsverwalter in Ihrer Nähe:
BFW
Bundesfachverband Wohnungs- und Immobilienverwalter e.V.
www.wohnungsverwalter.de
VDIV
Verband der Immobilienverwalter e.V.
www.immobilienverwalter.de
Weitere Hausverwalter, von denen Sie ein Angebot haben möchten, finden Sie
- durch Empfehlung gut verwalteter Eigentümergemeinschaften;
- im Telefonbuch;
- in den Gelben Seiten der Telekom.
IV. Schritt - Einholen von Angeboten mit Referenzlisten (Anlagen 1 und 2)
Die in Frage kommenden Verwaltungsfirmen sollten schriftlich aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben. Ein fundiertes Angebot kann ein Verwalter nur abgeben, wenn er den Umfang seiner zu erbringenden Leistung genau kennt. Dazu benötigt er:
- Einsicht in die Teilungserklärung;
- Einsicht in die bisherigen Beschlüsse;
- Auskunft über Instandhaltungsstau und Sanierungsbedarf;
- Auskunft über anhängliche Rechtsfälle;
- Auskunft über weitere Besonderheiten wie "Störenfriede" in der Gemeinschaft;
- eine Besichtigung des Objektes.
Bereiten Sie diese Informationen vor, Ob der angeschriebene Verwalter diese Information anfordert, ist schon ein erstes Indiz für seine Professionalität.
V. Schritt - Bearbeitung der Referenzliste
Erkundigen Sie sich bei den angegebenen Referenzen nach der Verwalterleistung, insbesondere bezüglich der Anforderungsschwerpunkte Ihrer Gemeinschaft.
VI. Schritt - Bewertung der Angebote (Anlagen 4 und 5)
Die Angebote der Verwalter zu bewerten, ist der schwierigste Teil. Die Verwaltergebühr wird bei Eigentumswohnungen als Pauschale pro Einheit und Monat zzgl. Mehrwertsteuer genannt. Die Pauschale soll die Kosten aller Arbeiten decken, die regelmäßig anfallen. Dazu gehört beispielsweise eine jährliche Eigentümerversammlung, eine jährliche Abrechnung, die Objektbuchhaltung, die regelmäßige Begehung des Objektes, der Einsatz und die Kontrolle der Hausmeister und Hausreinigung usw.
Neben diesen regelmäßigen, kalkulierbaren Arbeiten, fallen außerordentliche Tätigkeiten an. Das können beispielsweise umfangreiche Sanierungen aufgrund Eigentümerbeschluss, Rechtsstreitigkeiten mit Eigentümern oder Bauträgern, Verwalterzustimmung bei Wohnungsverkauf usw. sein.
Die Kosten dieser Sonderleistungen sollten ebenfalls genannt werden. Wenn ein Verwalter verspricht, dass alle Arbeiten mit der Pauschale abgegolten sind, so sollte das Ihr Misstrauen wecken. Für zusätzliche Leistungen muss der Verwalter qualifiziertes Personal oder eigene Leistung einsetzen. Ohne Zusatzvergütung kann er die Leistung nicht oder nicht ordnungsgemäß erbringen.
Unverzichtbar ist die Einsichtnahme in die übliche Arbeitsweise des Verwalters in seinem Büro. Sie erfahren dort:
- ist die Buchhaltung der verwalteten Objekte aktuell?
- Lassen Sie sich stichprobenartig 2, 3 Objekte zeigen und prüfen Sie deren Buchungstand.
- Wie sieht eine Einladung zu einer Eigentümerversammlung aus? Sind die Entscheidungspunkte klar formuliert und verständlich?
- Wie sieht ein Versammlungsprotokoll aus? Handelt es sich um ein Beschlussprotokoll oder um einen Erlebnisbericht? Sind die Beschlüsse eindeutig und umfassend formuliert? Wurden zu jedem Beschluss das Abstimmungsergebnis sowie die Annahme/Ablehnung bekannt gegeben?
- Wie sieht eine Abrechnung aus? Ist der Aufbau verständlich? Sind die Umlageschlüssel
erläutert? Werden Angaben gemacht zu:
- Anteil an Instandhaltungsmaßnahmen, die aus der Rücklage finanziert werden?
- Anteilige Zinsen, Kapitalertragssteuer und Zinsabschlagsteuer auf Anlageerträge?
- Enthält die Abrechnung einen Vermögensstatus?
- Werden die Abrechnung innerhalb 6 Monate nach Abschluss der Wirtschaftsperiode erstellt?
- Gibt es Musterverträge für Hausmeister, Hausreinigung usw.?
VII. Schritt - Empfehlung an die Gemeinschaft (Anlagen 6 und 7)
Nach dieser Vorgehensweise haben Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit den Verwalter gefunden, dem Sie Ihr Objekt langfristig anvertrauen können, damit er den Wert Ihres Immobilienvermögens sichert. Lassen Sie die Empfehlungen der Findungskommission zum Verwalter und zur Beschlussfassung den Eigentümern mit der Einladung zur Versammlung zugehen.
Bedenken Sie bitte auch, dass mit dieser erforderlichen Arbeit eine erhebliche zeitliche Belastung auf die Findungskommission zukommt Zur Motivation und als .Anerkennung empfehle ich die Vereinbarung einer angemessenen Aufwandsentschädigung.
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8. Anlagen
Die Anlagen zu dieser Broschüre liegen für Sie zum Download als PDF-Dateien bereit. Auf diese Weise können Sie sie ausdrucken, so oft Sie sie benötigen.
Sie können diese Broschüre auch komplett als PDF-Datei herunterladen.
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©2010 by Trugenberger Hausverwaltung GmbH